各位师生：

为提高大型仪器共享平台的财务结算流程效率，经学校国资处、财务处和软件公司前期研发和测试后，温州大学大型仪器共享系统财务结算模块将于2023年11月6日（周一）上午9点上线试运行，并组织开展财务模块使用培训，现将有关注意事项通知如下。

一、上线流程

大型仪器共享系统财务结算模块上线试运行后，大型仪器共享系统将关闭过渡经费（虚拟经费）手段记账功能，所有过渡经费（虚拟经费）全部转为正常经费支付使用，过渡期间产生的费用需及时报销，避免因欠账影响大仪使用，预约仪器时须选择项目经费报销模式。

二、报销模式

1.只有当报销管理中模式处于过渡期经费关闭时才可以使用项目经费进行测试费用的报销，当出现如上字样需联系校级平台负责人关闭此项功能后进行报销操作

2.需要用户在个人主页的仪器收费/收费确认模块中确认计费是否已经由仪器负责人（机主）确认，机主超过三天未确认，则系统会自动确认计费，用户同理，超过使用时间三天后系统自动确认，也可在这个模块内检查是否还有需要确认的计费信息。

3.用户和机主费用确认完毕后，由课题组负责人进行经费信息确认，在报销管理中按照如下顺序进行点击，先点击报销项目->组内报销项目->付费方式进行筛选（校内一般为项目经费/院内补贴）->筛选后点击修改经费卡号，从过渡期经费卡改为正式经费卡，第6项可以批量选中批量修改经费卡号。

4.以上操作完成后选中修改完的数据点击生成报销单。

5.生成报销单后需要经费负责人确认（注意是经费卡的实际拥有人，因学校存在一张经费卡号有多个项目，因此需要在学校的财务系统中确认原始的经费卡负责人，而非大仪显示的）

当提交报销单后需要修改可以点击撤回按钮，重新进行经费卡选择或者变更报销项目时，可以在报销单据->我负责的单据中选择撤回结算单，此时数据就会返回到报销项目中供用户重新勾选和修改

6.最后经费负责人确认完后由院级负责人在报销单据模块中整合生成汇总单，线上报销流程需要操作的步骤结束，此时需要打印出报销单由院级负责人签字后交计财处审核。

三、报销未完成前可能出现的状况

1.预约或者送样是报错如下，此时需要先确认之前过渡期经费仪器的使用情况，参照上述流程报销后才能继续预约和送样（报销单提交即可，不需要结算完成）。

2.报销单生成后会有报销项目金额总和，此时报销总额可能超过经费卡中可用余额，可以在财务平台中追加经费卡额度或者将本次报销单撤回，分批或分成用多张经费卡结算，只要经费卡余额>报销项目金额总和即可提交成功。

四、联系方式

新模块上线试运行后如有问题，有以下3种方式处理：

1.现场问题咨询：南校区行政楼513A，厂家现场咨询

2.微信入群咨询：

3.电话咨询：

张老师678678、王老师662175

基理厂家 王工18217596385、张工17790010591

国资与实验室管理处

2023年11月2日